¿Cómo redactar el acta de una comunidad de propietarios?
Las comunidades de propietarios tienen la obligación de realizar reuniones con cierta periodicidad para tratar los temas de la comunidad y para cualquier asunto que pueda surgir.
Es importante que tras estas reuniones se elabore un acta que recoja toda la información necesaria sobre los temas tratados en la reunión. Si esta acta de reunión no se realiza de forma adecuada puede ocurrir que se invaliden algunos de los temas tratados en la reunión.
Aspectos a tener en cuenta en el acta
Todos los aspectos que se hayan tratado en la reunión deben quedar debidamente establecidos en el acta de la reunión. Además, esta acta tendrá que formar parte del libro de actas del edificio.
El contenido que debe tener el acta de estas reuniones viene establecido por ley. En la Ley de Propiedad Horizontal se determinan cuáles son los requisitos que debe contemplar este documento.
Fecha y lugar
En el acta de la reunión habrá que recoger el lugar y la fecha en la que la reunión ha tenido lugar. Es importante aportar todos los datos, incluyendo la hora a la que se ha realizado la reunión.
Un aspecto que también es conveniente recoger es si se trata de una primera o una segunda convocatoria. Este aspecto es importante porque según la convocatoria de reunión, la mayoría que se requiere para aprobar las decisiones será diferente.
Quién convoca
Aunque suele ser el presidente de la comunidad el que realiza la convocatoria de la reunión puede ocurrir que, por ciertas circunstancias, sea un propietario el que solicite la reunión.
Por ello, es importante que el nombre de la persona que la ha convocado aparezca también en el acta de reunión. En caso de que la persona que convoque tenga el apoyo de, al menos, el 25% de los propietarios, es posible que se realice la reunión.
Tipo de junta
Otro aspecto que hay que recoger en el acta es el tipo de reunión. En una comunidad puede haber reuniones ordinarias o reuniones extraordinarias. Las reuniones ordinarias se celebran una vez al año y su principal finalidad es aprobar los presupuestos anuales.
Por su parte, las reuniones extraordinarias responden a la necesidad puntual de tratar algún asunto importante para la comunidad. En este caso, es importante indicar en el acta cuál ha sido el tipo de reunión mantenida.
Asistentes
También es importante recoger en el acta tanto el listado de los propietarios que han asistido como el de los que no lo han hecho. Asimismo hay que dejar constancia de los propietarios que deleguen su asistencia mediante representación.
Indicación de morosos
También es importante que los morosos aparezcan reflejados en el acta, pues de esta forma se puede controlar qué propietarios no pueden votar en la reunión.
Orden del día
En el acta de la reunión hay que reflejar el orden del día. Por tanto, habrá que especificar en todo momento cuáles son los temas abordados en la reunión y que serán debatidos.
Acuerdos adoptados
Es importante que el acta recoja los acuerdos adoptados y las decisiones que se hayan tomado. De este modo, quedará constancia de ellas para su ejecución en el futuro.
Firma del presidente y el secretario
Es necesario que el acta esté firmada por el presidente y el propietario de la comunidad. Una vez rellenada y firmada, el acta debe enviarse a los miembros de la comunidad de propietarios.
Si sigues estas recomendaciones a la hora de redactar el acta de una comunidad de propietarios, evitarás muchos problemas y te asegurarás de que todo se hace de forma legal.
