Uno de los temas que ha generado mayor debate entre empresas y trabajadores es el control de acceso a Internet de los empleados, donde se confrontan la obligación del cumplimiento del trabajo por parte de los trabajadores y el derecho a la privacidad de los empleados.
La ley actual española afirma que la vigilancia hacia los empleados se puede realizar siempre que no interfiera en el derecho a su privacidad. Para garantizar que este requisito se cumpla, las empresas deben seguir obligatoriamente estos tres pasos:
- Comunicar el control de Internet: Es la principal condición para que las empresas puedan llevar a cabo la vigilancia del uso que los trabajadores hacen de Internet. Independientemente de cómo se comunique, deberá quedar constancia de ello por escrito.
- Delimitar qué esta prohibido y qué no: Por ejemplo, la empresa puede prohibir a sus trabajadores el uso de las redes sociales pero sí permitir el uso de Linkedin como forma de contactar con un cliente. Todos estos casos deberán ser detallas claramente.
- Especificar las vías de vigilancia: También deberán especificar los dispositivos de vigilancia que pretenden implementar: un programa en los ordenador de los trabajadores, filtros de seguridad en sus equipos, cámaras físicas en la oficina, etc.
Conocer el uso que hacen los trabajadores de su ordenador e Internet puede ser beneficioso para las empresas por diferentes razones, entre las cuales está un mejor rendimiento de los trabajadores, el aumento de la productividad de la empresa y la obtención de mejores resultados. No obstante, las empresas deberán diferenciar las diferentes formas de control y gestión de la información para que éstas prácticas no afecten a la estabilidad de los trabajadores y, en consecuencia, a la estabilidad de sus negocios.
El mercado actual ha dotado a las empresas de infinidad de aplicaciones para este control de información. Algunas de las opciones que encontramos son Hubstaff o Xora, que permiten vigilar qué páginas, programas y archivos están visualizando los trabajadores o qué movimientos realiza el empleado (si está sentado frente al ordenador, si lo mantiene en reposo o si tiene otra cuenta iniciada, entre otros), incluso si los empleados realizan el trabajo de forma remota. Será entonces cuando la empresa deberá valorar la utilización de una de estas herramientas teniendo en cuenta el beneficio que puede obtener con ellas frente a la acritud que puede generar entre los trabajadores de la empresa.
No obstante, la tecnología ofrece alternativas menos intrusivas de control de información que las empresas pueden llevar a cabo sin necesidad de repercutir negativamente en el ambiente laboral de sus negocios. Algunas de las buenas prácticas que las empresas pueden utilizar para garantizar una correcta ejecución del trabajo de sus empleados son:
- Insertar un filtro de palabras clave: La empresa puede incorporar palabras clave prohibidas que haga que al ser introducidas en el buscador del trabajador no obtenga ninguna respuesta. Es decir, si la empresa decide que “juegos” es una de las palabras clave prohibidas, cuando un trabajador intente buscar “juegos” en el buscador, ninguna página web aparecerá en su búsqueda, sea cual sea el navegador que esté utilizando.
- Insertar un filtro de URLs: Si en lugar de palabras clave, la empresa sabe qué sitios web específicos no deseados pueden ser consultados por sus empleados, la empresa puede insertar una url exacta, como por ejemplo, www.facebook.com. Salvo algunas excepciones (como las redes sociales), resulta complicado deducir qué páginas web pueden interferir en el trabajo, con lo que las palabras clave pueden ofrecer un mejor resultado.
- Insertar un filtro de tipo de archivos: Las empresas también tienen la opción de hacer un filtrado por tipo de archivos, especialmente en formatos de música o vídeo (mp3, mp4, mov, avi o wmv). Resulta una buena opción para evitar que los trabajadores dediquen parte de su tiempo descargando música o vídeos que puedan utilizar en su tiempo de ocio y también para garantizar una mejor velocidad de la red de la oficina.
Otra de las fórmulas que las empresas pueden aplicar para que sus empleados sean más productivos es eliminar la cultura del miedo y apostar por el liderazgo positivo, creando un clima optimista entre los trabajadores.
